Service marchés publics

La facturation électronique : C’est quoi ? 

La facturation électronique ou e-facturation consiste à automatiser le processus de facturation, depuis l’émission par le fournisseur jusqu’au paiement par le client. 

Une facture PDF envoyée par mail c’est bon ? 
Même s'il se déroule de manière électronique, l'envoi d'une facture au format PDF par e-mail ne relève pas de l'e-facturation. 
En effet, ce format non structuré ne pourra pas être pris en charge de manière automatique côté client. 
Le traitement automatisé des factures implique que les systèmes informatiques, côté fournisseur comme côté client, parlent le même langage. 
L'Europe a ainsi établit un cadre, appelé PEPPOL, qui facilite la circulation des factures dans l'Union, et un format standard pour les factures structurées, la Norme européenne pour la facturation électronique. 
Les deux éléments se combinent et rendent possible l'e-facturation à large échelle. 

Qui est concerné par la facturation électronique et à partir de quand ? 
Les administrations publiques doivent être capables de recevoir une facture électronique structurée, conforme à la Norme européenne. 
Cette obligation, qui figure dans la directive européenne 2014/55 est entrée en vigueur le 17 avril 2019. 
L’arrêté royal du 9 mars 2022 détermine les dates d’entrée en vigueur suivantes pour la facturation électronique obligatoire : 

• A partir du 1^er novembre 2022, pour les marchés publics dont la valeur estimée est égale ou supérieure au seuil de publication européenne et publiés
• A partir du 1^er mai 2023, pour les marchés publics dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 30.000 € HTVA et publiés
• A partir du 1^er novembre 2023, pour les marchés publics dont la valeur estimée est inférieure à 30.000 € HTVA et publiés 

Une telle facturation électronique n’est cependant pas obligatoire pour les marchés publics et concessions dont la valeur estimée est inférieure ou égale à 3.000 € HTVA. 

Comment envoyer une facture électronique ? 
Grâce à Mercurius ! 
Mercurius réceptionne les factures adressées aux entités publiques belges et les met à disposition de leurs destinataires. 
En d'autres mots, cette plateforme assure la bonne transmission des factures électroniques entre le système utilisé par l'expéditeur de la facture et celui utilisé par son destinataire. 
Comme toute salle de courrier, elle facilite l'acheminement des documents entre correspondants. 
Elle est complétée par un portail web sur lequel les personnes représentant les entités publiques, leurs fournisseurs et opérateurs informatiques, peuvent se connecter et suivre l'acheminement des factures et leur traitement. 
 
La plateforme Mercurius permet aux fournisseurs :

• De consulter la liste des factures qu’ils ont adressées aux entités publiques belges
• D’émettre manuellement des factures ou notes de crédit. Cette fonctionnalité est utile si le logiciel de facturation du fournisseur n'est pas encore adapté au cadre standardisé Peppol. 

Les entités publiques, quant à elles, l'utilisent pour consulter la liste des factures envoyées par leurs fournisseurs. 
Si votre logiciel de facturation est capable d'émettre une facture électronique conforme au cadre Peppol (et donc à la Norme Européenne), vous n'avez rien à faire d'autre que d'utiliser ce logiciel. De nombreux logiciels sont déjà dans ce cas. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez transmettre manuellement votre facture sur le portail Mercurius.

Comment se connecter au portail Mercurius ? 

• Les représentants légaux de n'importe quelle entreprise belge (enregistrés comme tels à la BCE) peuvent se connecter sur le portail Mercurius au moyen de leur carte d’identité électronique.
• Par ailleurs, chaque entreprise peut, par le biais de son gestionnaire d'accès principal (ou local), désigner un responsable de facturation, qui aura accès au portail Mercurius en qualité de représentant de l'entreprise. L'attribution du rôle « Responsable de facturation » s’effectue via l’application « Ma gestion des rôles eGov ». Pour plus d'informations sur les modalités d'accès au portail Mercurius, consultez cette fiche explicative.